WHISTLEBLOWING POLICY
OBIETTIVO
La presente Policy (di seguito la “Policy”) è volta a stabilire le procedure attraverso cui effettuare una segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di leggi e regolamenti, principi di controllo interno, policy e norme aziendali, e/o che possano causare, un danno di qualunque tipo (ad esempio economico, ambientale, sulla sicurezza dei lavoratori o di terzi o anche solo di immagine) ai clienti, soci, partner, terzi e, più in generale, alla collettività (di seguito “Segnalazione”). I principi della presente Policy non pregiudicano né limitano in alcuna maniera gli obblighi di denuncia alle Autorità Giudiziaria e di Vigilanza.
DESTINATARI
Destinatari della presente Policy (di seguito “Destinatari” e/o “Segnalanti”) sono:
a) i componenti degli organi sociali, i dipendenti dell’azienda L.C. N.;
b) i clienti, i fornitori, i partner, i consulenti, i soci e, più in generale, gli stakeholder dell’azienda (di seguito i “Terzi”)
LE SEGNALAZIONI
I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità poste in essere, nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, da soggetti che hanno rapporti con L.C.N., sono tenuti ad attivare la presente Policy segnalando senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi dell’Azienda. Per “Segnalazione” si intende la comunicazione di possibili comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di leggi e/o regolamenti. Le Segnalazioni possono anche avvenire in forma anonima come sottolineato nell’art. 7 che segue. Tuttavia, L.C.N. raccomanda che le stesse siano nominative, al fine di consentire ai soggetti preposti una più efficiente attività di indagine, applicando in ogni caso le tutele previste. La Segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati. E’ particolarmente importante che la stessa includa, ove tali elementi siano conosciuti dal Segnalante:
- una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e modalità con cui se ne è venuti a conoscenza;
- data e luogo in cui l’evento è accaduto;
- nominativi e ruolo delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l’identificazione;
- nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
- riferimento ad eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati.
Il soggetto preposto alla ricezione e all’esame della Segnalazione è l’Avv. Riccardo De Paola. La Segnalazione dovrà essere inviata, secondo le seguenti modalità:
- e-mail, all’indirizzo di posta elettronica: con accesso limitato;
- lettera cartacea, all’indirizzo di posta ordinaria del soggetto come sopra identificato.
I Destinatari che dovessero ricevere, per qualunque motivo, un’informativa di supposta irregolarità dovranno:
- (i) garantire la riservatezza delle informazioni ricevute;
- (ii) indirizzare il Segnalante all’osservanza delle modalità di Segnalazione di cui al presente punto 3. della Policy;
- (iii) in caso di Segnalazione ricevuta per iscritto, inoltrarla immediatamente ed esclusivamente all’indirizzo dell’incaricato responsabile summenzionato, in tutti i casi con obbligo di astenersi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.
L’Avv. De Paola invierà, attraverso la propria mail di servizio, una comunicazione di presa in carico della Segnalazione effettuata, ove sia possibile rintracciarne il mittente. Resta inteso che in sede di verifica sulla fondatezza della Segnalazione ricevuta, chiunque l’abbia effettuata potrà essere contattato per la richiesta di ulteriori informazioni che risultassero necessarie.
RISERVATEZZA E DIVIETO DI RITORSIONE
L.C.N. nell’incoraggiare i destinatari a segnalare tempestivamente possibili comportamenti illeciti o irregolarità, garantisce la riservatezza della Segnalazione e dei dati ivi contenuti, nonché l’anonimato del segnalante o di chiunque l’abbia inviata, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse successivamente rivelarsi errata o infondata. Non sarà tollerato alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del segnalante e del segnalato, o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della segnalazione. L.C.N. si riserva il diritto di adottare le opportune azioni contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro coloro che abbiano presentato segnalazioni in conformità alla presente Policy, fatto salvo il diritto degli aventi causa di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate in capo al segnalante responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o riportato. Resta inteso che L.C.N. potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque, in malafede, abbia effettuato segnalazioni false, infondate o opportunistiche e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato o ad altri soggetti citati nella segnalazione.
ATTIVITÀ DI VERIFICA SULLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE
Le attività di verifica circa la fondatezza delle circostanze rappresentate nella Segnalazione sono di competenza, fatte salve eventuali specifiche leggi locali in materia, dell’Avv. De Paola, alla quale è demandata un’indagine tempestiva e accurata, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità e riservatezza nei confronti di tutti i soggetti coinvolti. Nel corso delle verifiche, l’Avv. De Paola può avvalersi del supporto delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della Segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della Segnalazione, assicurando la riservatezza e – laddove possibile – l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella Segnalazione. All’esito della fase di verifica, l’Avv. De Paola predispone una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse condividendola, in base agli esiti, con le funzioni aziendali di volta in volta competenti, al fine di definire gli eventuali piani di intervento da implementare e le azioni da avviare a tutela di L.C.N., comunicando altresì i risultati degli approfondimenti e delle verifiche svolte relativamente a ciascuna Segnalazione ai responsabili delle strutture aziendali interessate dai contenuti della stessa. Diversamente, qualora a conclusione delle analisi dovesse emergere l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella segnalazione, quest’ultima sarà archiviata, unitamente alle relative motivazioni. L’avvocato De Paola riferisce periodicamente sulle tipologie di segnalazioni ricevute e sull’esito delle attività di indagine direttamente all’amministratore di L.C.N..